Małe studio fitness bez recepcji – czyli jak nie zwariować
Kiedy rozmawiam z właścicielami małych klubów fitness, studiów treningu personalnego, EMS czy jogi, bardzo często słyszę to samo zdanie: „Więcej czasu spędzam w telefonie niż na sali”.
Z jednej strony chcesz prowadzić treningi, dbać o klientów, rozwijać ofertę. Z drugiej – ciągłe pytania:
- jaki jest aktualny grafik,
- czy są wolne miejsca na dzisiejsze zajęcia,
- jak można zapłacić za karnet,
- czy można przełożyć trening,
- czy faktura już została wysłana.
I tu właśnie zaczynają się przydawać kody QR. Nie jako gadżet na drzwiach, tylko jako realne narzędzie do ogarnięcia powtarzalnych spraw.
Gdzie w ogóle mają sens kody QR w fitnessie
Im mniejszy zespół, tym większy sens ma automatyzacja. Kody QR sprawdzają się szczególnie w:
- małych klubach fitness (osiedlowe, butikowe, specjalistyczne),
- studiach treningu personalnego (1–5 trenerów, brak stałej recepcji),
- studiach jogi, pilatesu, EMS,
- mikroklubach w biurowcach lub hotelach, gdzie obsługa jest ograniczona.
W dużych sieciach wchodzą rozbudowane systemy, aplikacje, własne rozwiązania IT. W mniejszych miejscach często kończy się na Messengerze, Excelu i kartce z grafikiem.
I właśnie między tymi dwoma światami jest miejsce na proste rozwiązania oparte o kody QR.
1. Grafiki zajęć i rezerwacje – jeden kod zamiast stu wiadomości
Najbardziej powtarzalny temat w małych klubach to pytania o grafik i zapisy. Zamiast wysyłać co tydzień aktualne zdjęcie tabelki, możesz zrobić jedną rzecz:
- Tworzysz aktualny grafik online:
- prosta podstrona na Twojej stronie www,
- arkusz Google z widokiem tylko do odczytu,
- kalendarz rezerwacji w systemie typu Booksy, Calendly czy inny.
- Generujesz kod QR prowadzący zawsze do tego samego miejsca.
- Drukujesz i umieszczasz go:
- na drzwiach wejściowych,
- przy recepcji (albo tam, gdzie normalnie leży cennik),
- w szatni,
- na ulotkach i plakatach.
Klient skanuje kod i od razu widzi aktualny grafik i przycisk „Zapisz się”.
Co ważne – nie zmieniasz kodu, tylko aktualizujesz treść pod linkiem. Dzięki temu nie drukujesz wszystkiego od nowa za każdym razem, gdy zmienisz godzinę zajęć.
Jeśli masz zajęcia z limitem miejsc, połącz kod QR z prostym systemem rezerwacji. Klient skanuje, wybiera termin, dostaje potwierdzenie i po sprawie.
2. Płatności za karnety i treningi – bez gotówki i bez terminala
Drugi klasyk to płatności. Gotówka, przelewy, BLIK, terminal – wszystko naraz. Ty potem próbujesz to poskładać i sprawdzić, kto za co zapłacił.
Kody QR mogą tu zadziałać na dwa sposoby:
Kod QR do szybkich płatności
Możesz wygenerować kod QR, który po zeskanowaniu:
- otwiera link do płatności online (np. PayU, Przelewy24, Stripe, Tpay),
- ma już ustawioną kwotę i opis (np. „Karnet 8 wejść – listopad”),
- pozwala klientowi zapłacić kartą, BLIKiem, przelewem.
W praktyce wygląda to tak:
- przy biurku/ławce w klubie wieszasz kartkę „Zapłać za karnet – zeskanuj kod”,
- przy konkretnych ofertach drukujesz osobne kody (np. „Trening personalny 1x”, „Karnet open”).
Klient skanuje, płaci, a Ty dostajesz od razu potwierdzenie z systemu płatności.
Kod QR do danych przelewu
Jeśli nie chcesz (albo jeszcze nie możesz) korzystać z bramki płatności, możesz użyć prostszego wariantu: kod QR, który po zeskanowaniu uzupełnia dane przelewu w aplikacji bankowej klienta.
- nazwa odbiorcy – Twoja firma,
- numer konta,
- tytuł przelewu (np. „Imię Nazwisko – karnet listopad”),
- kwota.
Klient tylko zatwierdza. Mniej pomyłek, mniej tłumaczenia „proszę w tytule wpisać…”.
3. Regulaminy, zgody i RODO – koniec z segregatorem na ladzie
Wiele małych klubów dalej drukuje regulaminy, zgody, klauzule RODO i trzyma je w segregatorze przy wejściu. Klient ma to przeczytać i podpisać, Ty masz to przechowywać.
Da się to uprościć.
- Tworzysz podstronę z regulaminem i polityką prywatności.
- Generujesz kod QR „Regulamin klubu”.
- Wieszasz go w widocznym miejscu przy wejściu i dodajesz do umów/karnetów.
Możesz też pójść krok dalej i połączyć to z formularzem online:
- klient skanuje kod,
- czyta regulamin,
- zaznacza zgody i zostawia podpis (np. rysowany palcem na ekranie) lub akceptuje warunki,
- Ty masz wszystko zapisane w jednym miejscu.
Plus jest taki, że nie gubisz papierów, łatwiej też zaktualizować regulamin bez drukowania nowych wersji.
4. Komunikacja z klientem – mniej chaosu na Messengerze
Z czasem w małych klubach robi się bałagan komunikacyjny. Trochę wiadomości na Facebooku, trochę na Instagramie, trochę SMS-ów, trochę maili. Każdy pisze gdzie indziej, a Ty próbujesz to ogarnąć.
Możesz uporządkować ten ruch za pomocą kilku przemyślanych kodów QR:
- Kod „Zapisz się na newsletter / powiadomienia” – prowadzi do prostego formularza, gdzie klient zostawia maila lub numer telefonu.
- Kod „Aktualne informacje” – link do jednej, aktualnej strony z informacjami o zmianach w grafiku, zastępstwach, promocjach.
- Kod „Kontakt w sprawie treningów personalnych” – link do formularza, gdzie klient wpisuje preferowane godziny, cele, poziom zaawansowania.
Dzięki temu:
- klienci mają jedno miejsce z aktualnymi informacjami,
- Ty nie musisz każdemu z osobna tłumaczyć tej samej rzeczy,
- łatwiej później wysłać zbiorczą wiadomość (np. o przerwie świątecznej).
5. Kody QR w marketingu lokalnym – ulotka, która naprawdę działa
Ulotki i plakaty wciąż działają, ale pod jednym warunkiem: muszą prowadzić dalej, a nie kończyć się na „zadzwoń” albo „wejdź na stronę”.
Kody QR pozwalają zrobić z nich coś więcej niż tylko nośnik logo.
Kilka praktycznych pomysłów:
- Plakat w okolicy z kodem „Pierwszy trening za 0 zł” – po zeskanowaniu klient trafia na prosty formularz zapisu.
- Ulotka w biurowcu z kodem „Grafik zajęć po pracy” – link do strony z konkretną ofertą dla pracowników z okolicy.
- Kod QR na wizytówce trenera – po zeskanowaniu klient widzi portfolio, opinie, opcje pakietów.
Ważne, żeby każdy kod miał jedno konkretne zadanie:
- zapisz się,
- pobierz grafik,
- umów konsultację,
- kup karnet.
Dzięki temu możesz później mierzyć, co faktycznie działa, a co jest tylko „ładnym plakatem”.
6. Co z bezpieczeństwem i bałaganem w kodach
Przy kodach QR warto pamiętać o dwóch rzeczach: bezpieczeństwie i porządku.
Po pierwsze, bezpieczeństwo:
- używaj zaufanych systemów płatności,
- nie linkuj bezpośrednio do plików z danymi klientów,
- dbaj o https i aktualizacje strony.
Po drugie, porządek:
- nie twórz 30 różnych kodów prowadzących w 30 różnych miejsc,
- grupuj funkcje: jeden kod do grafiku, jeden do płatności, jeden do regulaminu,
- opisuj kody jasno (podpis pod kodem jest tak samo ważny jak to, dokąd prowadzi).
Dobrze zaprojektowany system kodów QR upraszcza życie. Źle zaprojektowany – dokłada kolejny bałagan.
Podsumowanie – mniej telefonów, więcej treningów
Małe kluby fitness i studia treningu personalnego nie potrzebują wielkich, drogich systemów, żeby działać sprawniej. W wielu przypadkach wystarczy kilka przemyślanych kodów QR, które:
- odciążą Cię z odpowiadania na te same pytania o grafik,
- uporządkują płatności za karnety i treningi,
- przeniosą regulaminy i zgody do świata cyfrowego,
- ogarną komunikację z klientami w jednym miejscu,
- sprawią, że marketing lokalny zacznie realnie generować zapisy.
Jeśli masz poczucie, że toniesz w wiadomościach i papierach, a za mało czasu spędzasz na sali, zacznij od jednego prostego kroku: wybierz jeden proces, który najbardziej Cię męczy, i spróbuj ogarnąć go jednym kodem QR. Reszta zwykle przychodzi naturalnie.
10 comments on “Kody QR w małych klubach fitness i studiach treningu personalnego: jak ogarnąć grafiki, płatności i komunikację bez recepcji”
Fajnie rozpisane, szczególnie podoba mi się pomysł z QR do regulaminu i zgód, bo papierologia zawsze najbardziej wkurza. Ciekaw jestem tylko, jak reagują na to starsi klienci, którzy średnio ogarniają telefon – mieliście z tym opór w praktyce?
Fajnie, że to jest opisane tak „po ludzku”, bo większość małych klubów tonie w messengerach i telefonach. Chętnie bym zobaczył jeszcze jakieś konkretne przykłady narzędzi albo screeny, jak to u was wygląda w praktyce.
Bardzo konkretny tekst, widać że pisany z perspektywy kogoś, kto faktycznie ogarnia mały klub, a nie tylko teorię. Chętnie bym zobaczył jeszcze przykładowe screeny takich rozwiązań w praktyce, żeby łatwiej było sobie to poukładać.
Fajnie rozpisane konkrety, szczególnie podoba mi się pomysł z jednym kodem do aktualnego grafiku zamiast wiecznego odpisywania na „czy jest miejsce o 18?”. Ciekaw jestem, jak klienci starsi wiekiem reagują na takie rozwiązania – korzystają bez problemu, czy i tak kończy się telefonem?
Fajnie, że ktoś w końcu opisał to w jednym miejscu, bo większość małych studiów tonie w Messengerze i SMS-ach zamiast trenować ludzi. Chętnie bym zobaczył jeszcze przykłady konkretnych narzędzi / rozwiązań, które faktycznie ogarniają te kody w praktyce, a nie tylko w teorii.
Brzmi jak coś realnie do wdrożenia, a nie kolejny „system wszystko w jednym za milion monet”. Fajnie by było zobaczyć konkretne przykłady takich QR-ów z życia, np. jak ktoś rozwiązał zapis na zajęcia i płatności w jednym flow.
Fajnie, że to jest rozpisane tak po ludzku, a nie tylko „zróbcie sobie aplikację”. Brakuje mi tylko kawałka o tym, jak ogarnąć starszych klientów, którzy wciąż pytają o „normalny cennik na kartce” i boją się skanować cokolwiek telefonem.
Fajnie, że pokazujesz konkretne przykłady, bo większość tekstów o „automatyzacji” to ogólniki, a tu widać, co realnie można ogarnąć tymi kodami. Brakuje mi tylko krótkiego case’a liczbowego typu: ile czasu/miesięcznie faktycznie udaje się dzięki temu urwać z odpisywania i pilnowania płatności.
Fajnie, że pokazałeś to tak „po ludzku”, bez wciskania od razu wielkich systemów za tysiące złotych. Jestem ciekaw, jak klienci reagują na płatności z QR przy drzwiach – czy starsze osoby też dają radę, czy jednak trzeba im bardziej pomagać na start?
Fajne jest to, że pokazujesz konkretne zastosowania, a nie tylko „zróbcie sobie QR kody i będzie super”. Zastanawiam się tylko, jak to działa w praktyce z tymi wszystkimi linkami i formularzami – czy klienci faktycznie skanują chętnie, czy trzeba ich za każdym razem prowadzić za rękę?